V dnešní rychlé době je rychlost zpracování informací velmi důležitá. Příjem zakázek/příkazů k přepravě probíhá telefonicky, mailem, z databáze RAAL nebo TimoCom. Evidence je držena v hlavách dispečerů, nebo je evidence na papíru, poznámkových blocích, v lepším případě se používá tištěná verze Deník dispečera. Proč? Dle vyjádření dispečerů je to rychlejší, určitě ano – v první chvíli. Rychle si poznačit všechny údaje o zakázce od zákazníka na papír, zařídit dopravu, potvrdit zákazníkovi přepravu, pohlídat termíny, doručení dokumentů, fakturaci. Stejně nejpozději ve fázi fakturace je nutné zakázku přepsat do elektronické podoby.
Tak proč to neudělat na začátku?
Již při sjednávání zakázky můžete zakázku jednoduše vytvořit v systému Runis a průběžně ji aktualizovat. Získáte okamžitý přehled o stavu všech zakázek, jejich rozpracovanosti – následná práce je efektivnější a není nutné překládat papíry, kontrolovat sešity, vyhledávat zákazníky po sešitech, v souborech Excel, nebo v účetnictví.
Efektivní práce dispečera
Nespočívá pouze v rychlém získání zakázky, ale v i následujících procesech zpracování zakázky/příkazu k přepravě. K tomu slouží stavy zakázky / Příkazu k přepravě a rychlý přechod mezi stavy. Stav příkazu můžete měnit při editaci příkazu pomocí výběrového seznamu, nebo přímo v seznamu příkazů je u stavu šipka doprava, která umožňuje u stavů u kterých to má smysl posunout na vyšší.
Nový – nově založená zakázka / příkaz k přepravě – umožňuje plnou editaci. Tento stav je automaticky přidělen všem novým příkazům.
Odeslaný – vyplněný příkaz, který jste odeslali dopravci ke schválení a čekáte na potvrzení o přijetí zakázky od dopravce.
Potvrzený – dopravce poslal zpět potvrzení o přijetí zakázky, čeká se na naložení, odjetí a vyložení zakázky.
Kompletovat – Dopravce, nebo zákazník potvrdil vyložení zakázky a čeká se na kompletní dokumenty od dopravce, aby se mohla fakturovat zakázka.
K fakturaci – jsou připraveny kompletní doklady k fakturaci zakázky, zakázku lze exportovat do účetnictví a vytvořit fakturu.
Vyfakturovaný – na zakázku byla vytvořena faktura ve fakturačním systému a odeslána zákazníkovi.
Uhrazený – Příkaz k přepravě je kompletně zpracovaný a uhrazený zákazníkem.
Zrušený – Příkaz k přepravě byl zrušen, dál se s ním nepracuje.
Filtr stavu příkazu
Průběžná evidence je další krok k bezpapírové firmě. Ušetříte náklady na tisk příkazů, poznámek a jako majitel získáte přehled o aktuálním stavu zakázek / příkazů k přepravě ve Vaší společnosti. Jak jednoduše zjistit příkazy například, které je možné fakturovat?
- Otevřít seznam příkazů k přepravě
- V záhlaví seznamu kliknout na tlačítko „Pokročilé hledání“
- U položky Stav příkazu místo „– Všechny –“ zvolit požadovaný stav, který Vás zajímá a kliknout na „Filtrovat“
- V seznamu jsou vedeny pouze příkazy, které splňují Vámi požadované kritéria
- V pravém dolním rohu je předpokládaný zisk za vyfiltrované příkazy
Efektivní práce dispečera Vás může posunout dále do zisku, jelikož Vám udržuje přehled o Vašich dispečerech a zakázkách, zároveň Vám, umožňuje formalizovat procesy ve firmě a zlepšovat zastupitelnost jednotlivých dispečerů.
Chcete zlepšit Efektivitu práce Vašich dispečerů? Registrujte se ZDE